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Qué necesitas para archivar

Qué necesitas para archivar

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La gestión eficaz del papeleo es tan fácil como contar hasta tres. Aunque antes de empezar, primero hay que crear un archivo doméstico. Pero, ¿para qué sirve?

Es el lugar donde almacenamos papeles para cuando volvamos a necesitarlos. Si se organiza bien, el sistema de archivo doméstico permite encontrar documentos con facilidad, así como mantener y recuperar papeles importantes en el futuro.

Una estantería giratoria

Se trata de un archivo que se usa para tareas diarias y a corto plazo. Úsala para poner las facturas que hay que pagar, la correspondencia y otros papeles que necesitan respuesta y como almacenamiento a corto plazo del papeleo y otra información que debes archivar.

Archivos básicos

Es el archivo operativo de la casa. Ya sea un archivador con ruedas, un mueble o un cajón del escritorio, el archivo básico sirve para guardar contratos de seguros médicos, extractos de tarjetas de crédito, recibos de alquiler y extractos bancarios. Úsalo para actividades rutinarias como pagar facturas, papeles de la renta, información médica y mantenimiento doméstico.

Archivos clásicos

Son las carpetas que se emplean  para guardar documentos que almacenas a largo plazo. ¿Cuáles son los archivos clásicos? La mayoria de las familias guardan copias de la devolución de la renta, documentos y recibos de propiedades, pólizas de seguros, documentos y  garantías de vehículos y extractos de tarjetas de crédito. Usa archivadores o cajas para protegerlos del almacenamiento a largo plazo. 

Nota: los documentos originales como pólizas de seguros, textos legales o declaraciones de renta deben guardarse en un lugar seguro, ya sea la caja fuerte doméstica o una caja de seguridad bancaria.

Si quieres ver los 3 pasos para archivar tus documentos:

Primer paso: recolectar papeles y recibosPrimer paso: recolectar papeles y recibos
En este primer paso nos centraremos en recolectar todos los papeles y hacer un inventario para después poder etiquetar y crear carpetas para el archivo. 

Segundo paso: etiquetarSegundo paso: etiquetar
En este segundo paso, después de recolectar todos los recibos y papeles de interés, nos centraremos en etiquetar y crear carpetas para el archivo. 

Tercer paso: crea un calendario de conservaciónTercer paso: crea un calendario de conservación
En este último paso, después de recolectar todos los papeles y etiquetarlos, nos centraremos en crear un calendario para ir tirando aquellos papeles que, una vez pasados de fecha, no tengan ningún valor.