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Segundo paso: etiquetar

Segundo paso: etiquetar

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La gestión eficaz del papeleo es tan fácil como contar hasta tres. En este segundo paso, después de recolectar todos los recibos y papeles de interés, nos centraremos en etiquetar y crear carpetas para el archivo.

Los buenos sistemas de archivo varían de una familia a otra. Aunque los prefabricados parecen fáciles de usar, no hay sistema que funcione a menos que tu familia sepa qué contiene y dónde va cada papel. Etiquetar las carpetas con palabras corrientes, que te ayuden a recordar el contenido, es básico a la hora de organizar. 

A continuación puedes ver una relación de etiquetas más frecuentes, aunque repetimos que cada uno encuentra sus sistema ideal de archivo. Es solo cuestión de tiempo. Las etiquetas más corrientes son: 

  • Coche: la etiqueta tiene que ser descriptiva, ya sea coche o el modelo (en caso de tener más de uno) Aquí puedes guardar copias del permiso de circulación, última revisión técnica,... 
  • Bancos: usa nombres como gestión bancaria, ahorros o el nombre de la identidad. Facturas y préstamos: archivar a nombre del beneficiario o según la factura (luz, agua,gas, teléfono, etc.) 
  • Salud y asistencia sanitaria: incluye los informes médicos, análisis, recetas y en caso de tener un seguro médico privado las facturas y la póliza. 
  • Vivienda: los nombres pueden ser casa, hipoteca y reparaciones. Guarda aquí todo lo que este relacionado con escrituras, contrato de alquiler,... 
  • Seguros: guarda aquí todas las pólizas de la casa, el coche o incluso aquellos que contrates para vacaciones, vuelos, billetes de tren... 
  • Papeleo legal: haz un archivo individual para cada miembro de la familia y prepara carpetas para cada gestión local. Jubilación: las etiquetas tienen que ser descriptivas e incluye los planes de pensiones, beneficios a los que se pueden acoger, carné de jubilado... 
  • Objetos de valor: en esta carpeta se puede guardar un inventario de los objetos de valor, así como las garantías, seguros contratados,... 

Cuando realices las carpetas y te pongas a clasificar el papeleo, separa los documentos originales y ponlos a buen recaudo. Los documentos legales, las partidas de nacimiento y matrimonio, los títulos de propiedad de los coches, las escrituras, las acciones y el papeleo financiero deben almacenarse en un lugar seguro.