Cómo actuar ante una inspección de trabajo: derechos y obligaciones de la empresa
¿Sabes cómo enfrentarte a una inspección de trabajo? Aprende qué hacer, cuáles son tus derechos y cómo prepararte para cumplir con los requisitos laborales sin complicaciones.
Las actuaciones y visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social suelen ser temidas por muchos motivos, especialmente, si se presentan sin previo aviso, ya que pueden entrar libremente en cualquier momento en la empresa y actuar de incógnito, aunque deben identificarse exhibiendo el documento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si el empleador lo requiere y debemos permitirles hacer libremente su trabajo.
No obstante, esto no debe suponer un motivo de alarma, es posible que sea una inspección de carácter rutinario, sin que exista previamente ningún expediente abierto por posible infracción. Si deseas saber cómo actuar ante una inspección de trabajo, lee las siguientes líneas con consejos de expertos en el tema.
Por qué se hace una inspección de trabajo
Las inspecciones de trabajo son habituales y parte del procedimiento que el inspector se dirija directamente a los trabajadores, haciéndoles preguntas. De hecho, las funciones de los inspectores es la vigilancia del cumplimiento de la normativa por las empresas en los siguientes ámbitos:
- Empleo : vigilan que se cumplan las normas relativas a la aplicación de las subvenciones, ayudas de fomento del empleo, normas relacionadas con la formación profesional de los empleados...
- Prevención de riesgos laborales : vigilar e investigar posibles accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Relaciones laborales individuales y colectivas: cumplimiento de normas en materia de igualdad de trato, oportunidades y no discriminación en el trabajo, normas en materia de desplazamiento de trabajadores...
- Sistema de la Seguridad Social : vigilan una correcta aplicación, inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
- Migraciones : vigilancia en el cumplimiento de trabajo de extranjeros.
Durante una inspección laboral se solicitará que se presente una serie de documentos de la empresa: Cuadro horario y calendario laboral con el fin de controlar los fichajes,
resumen de horas extraordinarias, altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores, recibos de nóminas, justificantes de pago de la Seguridad Social, justificante de inscripción de la empresa en la Seguridad Social, si hubiera empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores, libros contables, declaraciones tributarias, incluso pueden solicitar accesos a los usuarios y contraseñas de los ordenadores y dispositivos de la empresa, a visualizar fotos o vídeos y a chequear los EPIs, NIF o NIE de los trabajadores...es decir, toda la documentación de la empresa.
Si una vez iniciada la visita de inspección no fuese posible continuar con ella y finalizarla porque no se tiene en la empresa toda la documentación solicitada, no hay problema, la actuación puede continuar aportando toda la documentación que corresponda en la oficina pública correspondiente.
¿Qué derechos tienen las empresas ante una inspección de trabajo?
Todas las empresas que reciban o se encuentren ante una situación de inspección de trabajo, tienen los siguientes derechos:
- Derecho a ser informados : Los empleadores tienen derecho a ser informados sobre las funciones y facultades de la Inspección de Trabajo, así como sobre los procedimientos que se seguirán durante una inspección.
- Derecho a la confidencialidad : derecho a que la información proporcionada a la Inspección de Trabajo se mantenga confidencial y sea utilizada únicamente con fines laborales.
- Derecho a presentar alegaciones : Los empleadores tienen derecho a presentar alegaciones y pruebas en caso de discrepancias en el marco de una inspección.
- Derecho a recibir notificaciones : Los empleadores tienen derecho a recibir notificaciones oficiales de la Inspección de Trabajo en caso de sanciones, requerimientos o cualquier otro procedimiento relacionado con la normativa laboral.
¿Qué obligaciones tiene la empresa con Inspección de Trabajo?
Por otro lado, todas las empresas sin excepción que reciban o se encuentren ante una situación de inspección de trabajo, tienen las siguientes obligaciones:
- Colaborar con la Inspección de Trabajo : Los empleadores están obligados a colaborar durante una inspección, proporcionando la información y documentación requerida.
- Facilitar el acceso : Los empleadores deben facilitar el acceso de los inspectores de trabajo a las instalaciones, documentos y registros necesarios para llevar a cabo la inspección.
- Cumplir con la normativa laboral : Deben cumplir con la normativa laboral vigente, incluyendo las normas de seguridad y salud en el trabajo, jornada laboral, remuneración, contratos laborales, entre otros.
- Corregir las irregularidades detectadas : En caso de que se detecten irregularidades durante una inspección, los empleadores tienen la obligación de corregirlas y tomar las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral.
En la actualidad, conforme al Plan Estratégico del 2023 y a la espera del Plan de 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social continúa enfocándose en tres áreas principales: la prevención de riesgos laborales, el fraude en la contratación y la regulación de los tiempos de trabajo.
Finalmente, es recomendable tener todos los papeles en regla para demostrar que se cumplen las obligaciones legales en materia laboral y de Seguridad Social; con lo cual, ante una inspección, reclama la ayuda de un gestor para que pueda ayudarte.
Artículo de María Isabel Martínez Gómez, abogada de Legálitas. Si tienes dudas con tu contrato y necesitas poner tu caso en manos de un abogado, entra en Legálitas.
